​Come trovare il luogo per eventi giusto?

FIRENZE — Un evento di successo per riuscire deve essere organizzato con molta cura e attenzione.
Ci vuole sempre un occhio di riguardo alla scelta della location, uno dei fattori chiave che determina il risultato finale.

Non si tratta infatti solamente di uno spazio fisico dove ospitare i partecipanti.
Il luogo è un elemento decisivo per l’atmosfera, la visione e l’esperienza globale dell’evento che si ha in mente.

Se si cerca come organizzare eventi a Firenze una scelta valida è quella di affidarsi ad un’agenzia specializzata in location per eventi.

Grazie a questa il processo di scelta risulta più semplice e rapido, con un risparmio di tempo e denaro.

Un ulteriore vantaggio è quello di essere seguiti da una figura dedicata riguardo permessi e vari aspetti logistici e organizzativi.

La scelta del luogo per eventi giusto

La prima cosa da fare è definire obiettivi e finalità dell’evento, domandandosi quale tipo di esperienza offrire ai partecipanti.
Nel caso di una conferenza ad esempio, diventerà essenziale scegliere una location attrezzata con sale riunioni e servizi di catering.
In base al numero previsto di partecipanti sarà necessario valutare la dimensione della location, in modo che questi possano essere comodi.

Gli spazi devono essere ampi e organizzati secondo le varie attività incluse nell’evento, come presentazioni, allestimenti, esibizioni o altro.
Valutare se il luogo sia adatto al tema e al tipo di evento che si sta organizzando.

Aspetti organizzativi nella scelta del luogo per eventi

Bisogna poi considerare gli aspetti logistici.
La location infatti dovrebbe essere facilmente accessibile, ben collegata a infrastrutture e mezzi di trasporto e sufficientemente dotata di parcheggi.
La presenza vicina di servizi come luoghi per alloggiare, ristoranti o attrazioni turistiche rappresenta un grande punto a favore.

Tenere conto anche delle esigenze tecniche quali illuminazione, sistema audio e connessione Internet, verificando se la location è attrezzata in tal senso.

Un altro aspetto fondamentale riguarda il budget, che deve essere stabilito chiaramente e realisticamente prima di iniziare la ricerca.
In questo modo sarà possibile focalizzarsi sulle località che rientrino nelle proprie possibilità di spesa. Chiaramente nel budget rientra, oltre all’affitto della location, il noleggio di attrezzature tecniche e la pulizia degli spazi.

Perché utilizzare un’agenzia di località per eventi

La possibilità di scegliere la località adatta, trovandola in un ampio catalogo suddiviso per tipologia, stile architettonico e ampiezza. Già dal sito web è possibile farsi un’idea delle differenti location grazie all’accuratezza delle numerose foto e alla presentazione.
L’agenzia di location dà poi la possibilità di avvalersi della figura professionale del Location Consultant.

Questo referente unico è in grado di gestire vari aspetti legati alla location.
Pensiamo all’organizzazione dei sopralluoghi, la gestione degli aspetti contrattuali e dei permessi, i servizi di craft e catering.

In conclusione, è ottimale poter contare su dei professionisti nell’affitto e nell’implementazione di località per eventi.

Questo può rappresentare la soluzione per organizzare ciò che si ha in mente.
Avremo il vantaggio di risparmiare tempo e denaro e di potersi concentrare sulla buona riuscita globale dell’evento.

---

Se vuoi leggere le notizie principali della Toscana iscriviti alla Newsletter QUInews - ToscanaMedia. Arriva gratis tutti i giorni alle 20:00 direttamente nella tua casella di posta.
Basta cliccare QUI